Archiwum poczty w Outlook 2010
Ten dokument opisuje jak dbać o archiwa poczty w programie Microsoft Office Outlook 2010. Program Office Outlook 2010 jest składnikiem pakietu MS Office 2010 i nie należy go mylić z Outlook Express, do którego nie stosują się poniższe instrukcje. Dokument ten jest odpowiedni także dla wersji 2007 i 2013.
Spis treści:
- Jak Outlook przechowuje pocztę i inne dane.
- Sprawdzanie wielkości pliku poczty.
- Sprawdzanie objętości poczty.
- Zmniejszanie plików poczty.
- Utworzenie nowego pliku poczty.
- Archiwizacja wiadomości.
Jak Outlook przechowuje pocztę i inne dane.
Wszystkie informacje zapisane w folderach Outlooka: poczta, kontakty, wpisy kalendarza, zadania, przechowywane są w jednym pliku z rozszerzeniem pst. Dosyć szybko plik ten osiąga duże rozmiary i możliwe jest osiągnięcie dopuszczalnego limitu, który jest różny dla różnych wersji programu. Limit wielkości pliku pst w różnych wersjach Outlooka:
- 97-2002 - 2 GB
- 2003-2007 - 20 GB
- 2010 - 50 GB
Gdy kasujemy wiadomości, najpierw trafiają one do kosza, a dopiero po usunięciu z kosza tracimy do nich dostęp. Jednak nawet po tej operacji plik danych się nie zmniejsza, jest tylko usuwany wskaźnik do wiadomości. Może więc być tak, że mamy kilka wiadomości w folderach poczty, a plik pst ma wielkość kilku gigabajtów! Dodatkowo pliki pst są bardzo rozczłonkowane, co wpływa na szybkość odczytu wiadomości. W tej sytuacji wydaje się oczywiste, że tak duże i rozczłonkowane pliki są bardziej podatne na usterki niż małe. Dodatkowo małe pliki łatwiej zgrać na zewnętrzny nośnik danych w celu archiwizacji lub zabezpieczenia danych. Przesiadając się na nową wersję Outlooka zwykle przenosimy stary plik poczty. Może się zdarzyć, że pochodzi on z wersji starszej niż 2003 i wtedy łatwo osiągnąć limit 2 GB. Osiągnięcie tego limitu grozi blokadą Outlooka.
Sprawdzanie wielkości pliku poczty.
Domyślna lokalizacja pliku poczty, to: C:\Users\nazwa użytkownika\Documents\Pliki programu Outlook Jest to folder ukryty, żeby go zobaczyć, trzeba wykonać poniższe kroki:
- Otwórz okno Exploratora plików, wciśnij klawisz Alt, kliknij menu Narzędzia
- Wybierz Opcje folderów…
- Przejdź na zakładkę Widok…
- Zaznacz opcję Pokaż ukryte pliki i foldery.
- Kliknij Zastosuj i zamknij okno dialogowe.
Aby sprawdzić wielkość pliku pst, kliknij go prawym klawiszem myszki i wybierz Właściwości. Domyślna nazwa pliku poczty jest taka, jak nazwa konta użytkownika.
Sprawdzanie objętości poczty.
Sprawdzanie faktycznej objętości archiwów poczty wykonujemy w Outlooku. W tym celu kliknij prawym klawiszem myszki Foldery osobiste i wybierz Właściwości, a następnie Rozmiar folderu.
Porównaj całkowitą wielkość folderów z wielkością pliku poczty (patrz „Sprawdzanie wielkości pliku poczty”). Na podanym przykładzie foldery poczty zajmują 5 KB.
Jeżeli plik poczty jest duży (> 1 GB, czyli 1 000 000 KB), a jednocześnie jego wielkość różni się znacząco od objętości folderów, warto wykonać kompaktowanie, czyli zwalnianie miejsca po usuniętych wiadomościach. W tym celu w oknie Właściwości wybierz Zaawansowane, a następnie kliknij Kompaktuj. Uwaga: przy plikach większych od 1 GB operacja kompaktowania może trwać więcej niż godzinę. W razie potrzeby można tę operację przerwać i powtórzyć w innym terminie.
Zmniejszanie plików poczty.
Jeżeli mamy bardzo dużo poczty, to i plik poczty będzie duży. Wpływa to niekorzystnie na wydajność programu pocztowego. Przeszukiwanie foldera, w którym jest 10 000 wiadomości jest wolniejsze od przeszukiwania foldera, w którym jest 100 wiadomości. Żeby sobie poradzić z tym problemem można archiwizować starą pocztę ręcznie lub skorzystać z wbudowanej funkcji archiwizowania poczty. Archiwizacja ręczna polega na utworzeniu nowego pliku poczty i przenoszeniu wiadomości ręcznie. Wadą jest to, że musimy w nowym pliku utworzyć wszystkie foldery tak samo jak w starym. Ta metoda lepiej sprawdza się jeśli chcemy przechowywać pocztę dotyczącą jednego tematu (lub od jednej osoby) w oddzielnym pliku. Archiwizacja automatyczna polega na tym, że Outlook przenosi pocztę do wskazanego pliku archiwum przyjmując za kryterium datę otrzymania wiadomości. Tworzy przy tym kopię struktury folderów starego pliku poczty. Po zakończeniu archiwizacji wystarczy skompaktować plik poczty, aby zwolnić miejsce po usuniętych z niego wiadomościach. Zaletą tej metody jest utworzenie archiwum, które ma takie same foldery jak oryginalny plik, ale zawierające tylko stare wiadomości. Archiwizacja i kompaktowanie trwa dosyć długo. Szybszą metodą jest utworzenie nowego pliku poczty i przeniesienie do niego wszystkich wiadomości. Następnie kasujemy stary, pusty, plik wiadomości, odtwarzamy go (nowy plik zajmuje mało miejsca na dysku) i przyjmujemy zasadę, że nie dodajemy do archiwum żadnych wiadomości (by nie rósł). Oczywiście w nowym pliku musimy sukcesywnie odtworzyć strukturę folderów. Najwygodniej jest to robić na początku roku.
Utworzenie nowego pliku poczty.
Z zakładki Plik wybierz Informacje i Ustawienia kont.
W oknie Ustawienia kont przejdź na zakładkę Pliki danych i kliknij Dodaj…
Następnie zaakceptuj domyślną nazwę pliku danych lub podaj własną. Jeśli jest potrzeba utworzenia pliku zgodnego z wersją Outlook 97-2002, zmień typ pliku wybierając odpowiednią opcję z listy Zapisz jako typ. Na koniec kliknij OK.
Archiwizacja wiadomości.
Z zakładki Plik wybierz Narzędzia do oczyszczania i Archiwizuj…
W oknie Archiwizowanie zaznacz wybrany folder lub całe Foldery osobiste, wybierz datę; jeżeli potrzebujesz, to zmień domyślną lokalizację pliku archiwum. Domyślna lokalizacja pliku archiwum to: C:\Users\nazwa użytkownika\Documents\Pliki programu Outlook\archive.pst.
Kliknij OK. Archiwizacja rozpocznie się, informacja o tym jest widoczna na pasku stanu Outlooka na zakładce Home. 
W czasie archiwizacji można używać Outlooka, nie należy jednak kasować, ani przenosić wiadomości. Po skończeniu archiwizacji plik archiwum pojawi się w oknie Lista folderów.