Archiwum poczty w Outlook 2003
Ten dokument opisuje jak dbać o archiwa poczty w programie Microsoft Office Outlook 2003. Program Office Outlook 2003 jest składnikiem pakietu MS Office 2003 i nie należy go mylić z Outlook Express, do którego nie stosują się poniższe instrukcje.
Spis treści:
- Jak Outlook przechowuje pocztę i inne dane.
- Sprawdzanie wielkości pliku poczty.
- Sprawdzanie objętości poczty.
- Zmniejszanie plików poczty.
- Utworzenie nowego pliku poczty.
- Archiwizacja wiadomości.
Jak Outlook przechowuje pocztę i inne dane.
Wszystkie informacje zapisane w folderach Outlooka: poczta, kontakty, wpisy kalendarza, zadania, przechowywane są w jednym pliku z rozszerzeniem pst. Dosyć szybko plik ten osiąga duże rozmiary i możliwe jest osiągnięcie dopuszczalnego limitu, który jest różny dla różnych wersji programu. Limit wielkości pliku pst w różnych wersjach Outlooka:
- 97-2002 - 2 GB
- 2003-2007 - 20 GB
- 2010 - 50 GB
Gdy kasujemy wiadomości, najpierw trafiają one do kosza, a dopiero po usunięciu z kosza tracimy do nich dostęp. Jednak nawet po tej operacji plik danych się nie zmniejsza, jest tylko usuwany wskaźnik do wiadomości. Może więc być tak, że mamy kilka wiadomości w folderach poczty, a plik pst ma wielkość kilku gigabajtów! Dodatkowo pliki pst są bardzo rozczłonkowane, co wpływa na szybkość odczytu wiadomości. W tej sytuacji wydaje się oczywiste, że tak duże i rozczłonkowane pliki są bardziej podatne na usterki niż małe. Dodatkowo małe pliki łatwiej zgrać na zewnętrzny nośnik danych w celu archiwizacji lub zabezpieczenia danych. Przesiadając się na nową wersję Outlooka zwykle przenosimy stary plik poczty. Może się zdarzyć, że pochodzi on z wersji starszej niż 2003 i wtedy łatwo osiągnąć limit 2 GB. Osiągnięcie tego limitu grozi blokadą Outlooka.
Sprawdzanie wielkości pliku poczty.
Domyślna lokalizacja pliku poczty, to: C:\Documents and Settings\nazwa użytkownika\Ustawienia lokalne\Dane aplikacji\Microsoft\Outlook Jest to folder ukryty; żeby go zobaczyć, trzeba wykonać poniższe kroki:
- W oknie Exploratora plików kliknij menu Narzędzia
- Wybierz Opcje folderów…
- Przejdź na zakładkę Widok…
- Zaznacz opcję Pokaż ukryte pliki i foldery.
- Kliknij Zastosuj i zamknij okno dialogowe.
Aby sprawdzić wielkość pliku pst, kliknij go prawym klawiszem myszki i wybierz Właściwości. Domyślna nazwa tego pliku to Outlook.pst.
Sprawdzanie objętości poczty.
Sprawdzanie faktycznej objętości archiwów poczty wykonujemy w Outlooku. W tym celu kliknij prawym klawiszem myszki Foldery osobiste i wybierz Właściwości, a następnie Rozmiar folderu.
Porównaj całkowitą wielkość folderów z wielkością pliku poczty (patrz „Sprawdzanie wielkości pliku poczty.”). Na podanym przykładzie foldery poczty zajmują niecałe 6 tys. KB, czyli 6 MB.
Jeżeli plik poczty jest duży (> 1 GB), a jednocześnie jego wielkość różni się znacząco od objętości folderów warto wykonać kompaktowanie, czyli zwalnianie miejsca po usuniętych wiadomościach. W tym celu w oknie Właściwości wybierz Zaawansowane, a następnie kliknij Kompaktuj. Uwaga: przy plikach większych od 1 GB operacja kompaktowania może trwać więcej niż godzinę. W razie potrzeby można tę operację przerwać i powtórzyć w innym terminie.
Zmniejszanie plików poczty.
Jeżeli mamy bardzo dużo wiadomości, to i plik poczty będzie duży. Wpływa to niekorzystnie na wydajność programu pocztowego. Także przeszukiwanie foldera, w którym jest 10 000 wiadomości jest wolniejsze od przeszukiwania foldera, w którym jest 100 wiadomości. Żeby sobie poradzić z tym problemem można archiwizować starą pocztę ręcznie lub skorzystać z wbudowanej funkcji archiwizowania poczty. Archiwizacja ręczna polega na utworzeniu nowego pliku poczty i przenoszeniu wiadomości ręcznie. Wadą jest to, że musimy w nowym pliku utworzyć wszystkie foldery tak samo jak w starym. Ta metoda lepiej sprawdza się jeśli chcemy przechowywać pocztę dotyczącą jednego tematu (lub od jednej osoby) w oddzielnym pliku. Archiwizacja automatyczna polega na tym, że Outlook przenosi pocztę do wskazanego pliku archiwum przyjmując za kryterium datę otrzymania wiadomości. Tworzy przy tym kopię struktury folderów starego pliku poczty. Po zakończeniu archiwizacji wystarczy skompaktować plik poczty, aby zwolnić miejsce po usuniętych z niego wiadomościach. Zaletą tej metody jest utworzenie archiwum, które ma takie same foldery jak oryginalny plik, ale zawierające tylko stare wiadomości. Archiwizacja i kompaktowanie trwa dosyć długo. Szybszą metodą jest utworzenie nowego pliku poczty i przeniesienie do niego wszystkich wiadomości. Następnie kasujemy stary, pusty, plik wiadomości, odtwarzamy go (nowy plik zajmuje mało miejsca na dysku) i przyjmujemy zasadę, że nie dodajemy do archiwum żadnych wiadomości (by nie rósł). Oczywiście w nowym pliku musimy sukcesywnie odtworzyć strukturę folderów. Najwygodniej jest to robić na początku roku.
Utworzenie nowego pliku poczty.
Z menu Plik wybierz Nowy, Plik danych programu Outlook…
Domyślnie ustawiony jest Plik folderów osobistych programu Office Outlook, jeżeli potrzebny jest plik zgodny ze starszą wersją zmień wybór na Plik folderów osobistych programu Outlook 97-2002.
W oknie Tworzenie lub otwieranie pliku danych programu Outlook wpisz nazwę nowego pliku.
W oknie Tworzenie folderów osobistych wpisz nazwę nowych folderów, inne ustawienia zalecam pozostawić bez zmian, kliknij OK.
Nowy zestaw folderów pojawi się w oknie Lista folderów.
Więcej informacji na temat tworzenia plików poczty znajdziesz w Internecie: http://support.microsoft.com/kb/829971/pl
Archiwizacja wiadomości.
Z menu Plik wybierz Archiwizuj…
Zaznacz wybrany folder lub całe Foldery osobiste, wybierz datę; jeżeli potrzebujesz, to zmień domyślną lokalizację pliku archiwum. Domyślna lokalizacja pliku archiwum to: C:\Documents and Settings\nazwa użytkownika\Ustawienia lokalne\Dane aplikacji\Microsoft\Outlook\archive.pst. Kliknij OK.
Zaakceptuj domyślną nazwę pliku archiwum lub wpisz własną.
Kliknij OK. Archiwizacja rozpocznie się, informacja o tym 
jest widoczna na pasku stanu Outlooka.
W czasie archiwizacji można używać Outlooka, nie należy jednak kasować, ani przenosić wiadomości. Po skończeniu archiwizacji plik archiwum pojawi się w oknie Lista folderów.